“Ruim 70% van de werknemers in onze sector zijn vrouwen,” laat Fien De Baere (46) zich ontvallen tijdens onze babbel. Al meer dan een kwarteeuw is deze stille kracht ook het levend geheugen op het VVR-hoofdkwartier. “Ik hoef niet in de schijnwerpers te staan, ik geniet ervan om mensen samen te brengen” – op het aankomende VVR congres, rond boeken of kunst of… met een ‘queen of pop’.
“Tijdens het zevende jaar van mijn opleiding Kantoor & Gegevensautomatisering kreeg ik een bijzondere stageplaats, met de boodschap ‘Als je het goed doet, ligt er een vast contract voor je klaar’. Zo ben ik na dat stagejaar in 1999 ook effectief gestart bij de VVR (Vereniging Vlaamse Riesbureaus). Mijn eerste opdracht: een database in DOS overzetten naar een nieuwe Windows-database, met daarin veel nuttige, praktische gegevens: adressen, verzekeringen, een stukje geschiedenis van die reisondernemingen enzomeer. Het vormt de basis van een gegevensbank waarvan ik niet weet of veel andere sectoren iets vergelijkbaars hebben,” klinkt het fier.
Levend geheugen en workmom
Doorheen de jaren zijn niet alleen de databank, maar ook het reislandschap en het team in Brugge geëvolueerd -met officemanager Fien als stabiele factor en levend geheugen. “Onze CEO Koen (van den Bosch) is ook lobbyist. Ik weet wel waar hij allemaal mee bezig is, maar ik kan daarover niet altijd communiceren -terwijl online communicatie wel één van mijn taken is. Idem dito ben ik blij dat ik zaken kan doorgeven aan Hannes of Sebastien, want er circuleren op kantoor vaak zoveel ideeën dat we, bovenop de bestaande workload (van facturatie, attesten tot boekhouding en dergelijke) er gewoon niet toe komen om die uit te werken.”
“Anderzijds, met collega Eline (Quintens) vorm ik een sterk team, we vullen mekaar aan. Ze weet dat ze bij mij dingen kan checken of terecht kan met issues of een oplossing. We zeggen wel eens tegen mekaar: ‘Bekijk het eens vanuit een ander standpunt.’ Dat mentorschap, je kennis kunnen overdragen, maar ook die feedback, dat heb ik in het verleden wel gemist.”
Naast de administratieve coördinatie en communicatie heeft Fien naar eigen zeggen nog een hele reeks baby’s –“zo noem ik alle projecten die ik beheer.” De jongste baby heet Odoo, een nieuwe database die ze helemaal zelf heeft ontworpen! “We werken er al intern mee, maar daar hangt nog een nieuwe VVR-website en ledenportaal aan vast. Dat moet toelaten dat leden zelf bepaalde gegevens kunnen wijzigen zoals een adres, maar evenzeer dat je documenten online kan ondertekenen, meetings kan plannen enzoverder. Want Odoo is een voortschrijdend project met heel veel mogelijkheden, ook als kennisdatabank, over btw, een handleiding duurzaamheid enzomeer.”
Nieuwsgierig
Dat duurzaamheidshandboek is trouwens een prima voorbeeld van haar persoonlijke drang om met nieuwe zaken en trends mee te zijn. “Ik ben sowieso een nieuwsgierig iemand en blijf graag op de hoogte van de nieuwste zaken. Neem AI: ik vind het heel belangrijk dat onze leden mee zijn. Welnu, ik heb in november 2021 de nodige input gegeven en AI een handboek laten schrijven over de implementatie van duurzaamheid in onze sector. Vandaar dat ik bijvoorbeeld voor op congressen op zoek zal gaan naar innovatieve ideeën en sprekers.”
Fien wijst er trouwens op dat “ons congres niet enkel bedoeld is voor zaakvoerders, ook de andere medewerkers zijn welkom. We hebben speciale tarieven, voor leden en niet-leden.” Evenzeer wijst ze op het belang van opleidingen, via de Belgian Travel Academy of via de startersdagen. “Als mensen de kans tot opleiding ontzegd zou worden, is dat zondermeer jammer. Je hebt sowieso jaarlijks recht op opleidingen. Maar je kan dat ook uitbreiden: als we merken dat de gewone doorverkoperskantoren stoppen als mensen op pensioen gaan, dan kan je je de vraag stellen: hebben die hun medewerker(s) niet opgeleid om de zaak over te nemen? Of moeten we ook gaan kijken naar de opleidingen toerisme?” Het zijn open vragen…
Congressen
De organisatie van die VVR-congressen is dus zo’n ‘baby’ van onze gesprekspartner. “Vroeger ging ik wel mee op congres, voor de praktische organisatie. Maar ik ging niet mee op prospectie, had de mensen ter plaatse nooit gesproken. Dat is sinds ons congres in Nantes (in 2018) wel anders. Koen heeft mij verantwoordelijk gemaakt voor de prospectie en praktische organisatie van die congressen. Dat is bijzonder fijn, zeker als je na Nantes positieve reacties krijgt of zoals vanmiddag onlinemeetings mag hebben om ons aankomend congres in Vilnius verder voor te bereiden. Ik had nooit durven denken dat ik zo’n ontplooiingsmogelijkheden zou krijgen of al die dingen zou mogen doen,” klinkt het dankbaar. Fien De Baere heeft trouwens al eens geopperd “dat misschien mijn titel van officemanager moet veranderen. Ik doe intussen veel meer dan dit kantoor managen.”
Die rol in de schaduw en achter de schermen is haar nochtans op het lijf geschreven, laat ze meermaals tijdens ons gesprek vallen. “Ik ben een meer introvert iemand. Ik hoef met andere woorden niet in de schijnwerpers te staan en kan evenzeer genieten als ik mensen op ons congres zie netwerken of in de wetenschap dat je die mensen hebt samengebracht. Als je daarvoor als team dan bedankt wordt, is dat fijn. Maar dat ik speciaal in de bloemetjes ben gezet tijdens de feestavond van 50 jaar VVR heb ik, ondanks mijn podiumvrees, toch ten zeerste geapprecieerd.”
Nichespecialisten
Als ‘levend geheugen’ is Fien De Baere goed geplaatst om de evolutie van het reislandschap te typeren. “Je merkt heel duidelijk een shift, van doorverkopers naar nicheorganisatoren. De meeste doorverkopers stoppen zoals gezegd omdat ze op pensioen gaan. Wat gaan de to’s doen als al die doorverkopers verdwijnen? Nochtans denk ik dat je traditionele klanten zal blijven hebben die een vakantie (willen) kiezen uit een brochure. Anderzijds merk je dat veel van onze nieuwe leden echt nichespelers zijn die hun huiswerk heel goed gemaakt hebben, die vaak in bijberoep heel specifieke dingen willen gaan aanbieden.”
Over wie gaat het dan? “Dat kan gaan van atleten die sportreizen aanbieden, een architectenbureau dat ook architectuurreizen wil organiseren of rouwreizen. Veel van die mensen hebben al gespecialiseerde partners, die weten best wel waarmee ze bezig zijn. Uiteraard organiseren wij startersdagen waar we het hebben over btw, pakketreizen en dergelijke. Wij kunnen wel brokers aanraden, of suggereren als het gaat om een eenmalige reis organiseren: ‘Werk dan met dit of dat reiskantoor samen.’ Maar je voelt vaak intuïtief of een idee of concept kan of zal lukken. Als mensen (te) veel bepaalde vragen stellen, is dat niet altijd een goed teken. Nu, pas op, ik ben niet in eerste lijn betrokken bij aanvraagdossiers, maar mijn ervaring leert…” dat (vrouwelijke) intuïtie niet te onderschatten valt…
Van bibliotheek…
Net zoals veel landgenoten heeft Fien De Baere tijdens corona noodgedwongen thuis gewerkt, “eerst aan de keukentafel, na onze verhuis in mijn bibliotheekkamer.” Ja, klinkt het enthousiast, ik ben een fervent lezer. En de interesses blijken heel breed: detectivethrillers, minder nonfictieboeken van experts, kunstgeschiedenis, romans heeft ze “leren appreciëren. Zo heeft onze DMC tijdens de voorbereiding voor ons congres in Portugal mij meegenomen naar een aantal kleinere boekhandels en lokale schrijvers aangeprezen. Dat vond ik fantastisch.” En ook etiquette kan je smaken? “Ja,” beaamt ze. “Dat is belangrijk, ook naar gasten toe. Dat verbindt ook mensen.”
Fien is lang lid geweest van een lokale boekenclub, “met mama’s van op school. Dan lazen we Nederlandstalige of Engelse boeken. Maar dat heb ik voorlopig, wegens tijdsgebrek, even on hold moeten zetten. Maar ik kan zo terug instappen, hoor.”
…over antiek…
Dat afhaken heeft veel te maken met haar nieuwste passie, een opleiding kunst- en antiekhandel. “De module kunstgeschiedenis heb ik al met succes afgerond. Maar het ging er mij ook over eens iets te kiezen dat niet professioneel gerelateerd was aan reizen of toerisme. Kunst met de grote K, kritisch nadenken over wat je schoon of lelijk vindt -en dat alles in de wetenschap dat mijn oma hier in Brugge een antiekwinkel gehad heeft, tja, dan is zo’n opleiding op mijn lijf geschreven. Kunst is emotie, en ik zie in veel emotie,” benadrukt Fien.
“Bij oude meesters zeg je meteen ‘wauw’. Dat is misschien minder het geval bij moderne kunst, maar als ik het achterliggende verhaal ken, de gebruikte technieken of meer weet over de kunstenaar kan dat zeker helpen om iets te begrijpen en/of te smaken. En ja, die interesses dragen er ook toe bij om bijvoorbeeld in Vilnius nog eens muurschilderingen of de kunstenaarswijk te gaan ontdekken -als ik een gaatje vind in de (drukke) congresagenda,” stelt ze met een brede lach.
…tot muziekhelden
Een bijzonder verhaal komt ook bovendrijven als we het thema muziekheldinnen aansnijden. Fien De Baere blijkt al heel vroeg te zijn toegetreden tot de familie der Swifties. “Haar countrystijl was minder mijn ding, maar ‘1989’ vond ik echt een meesterwerk. En ik heb mijn dochter daarin meegenomen. Helaas is het ons niet gelukt om een show van haar voorbije ‘Eras’-tour te zien. Jammer.”
Dat kan niet gezegd worden van een andere popster, genaamd Gloria Estefan. Integendeel, de jonge Fien De Baere blijkt een heuse .be-website over de Queen of Latin pop te hebben opgezet, ze heeft contacten weten te leggen met het management van de zangeres en ze heeft de popdiva ook meermaals ontmoet. “Na een concert in de Royal Albert Hall heb ik haar een brochure over Brugge toegestopt met als boodschap ‘Be my guest’. Toen ze eregast was op Night of the Proms in 2013 heeft ze effectief Brugge bezocht en heb ik een hele dag in haar spoor mogen lopen. Meer zelfs, zij is als grote hondenvriend in mijn living onze honden komen knuffelen! Ik heb mezelf nadien even in de wang moeten knijpen: die wereldster stond daarnet in mijn living,” noteer ik. “Het enige wat ik niet heb, is haar telefoonnummer. Maar meet en greets met haar fans na concerten ten lande organiseer ik met alle plezier. Een verbindende factor zijn, da’s echt mijn ding.” (EB)
